Zum Inhalt
Klausi
Kostenlos starten
Themen

Rechnung oder Angebot erstellen

Bereite einen Entwurf vor, prüfe die Vorschau und unterscheide Speichern, Abschließen und Senden.

Auf dieser Seite
  1. Absenderdaten vorbereiten
  2. Den Entwurf aufbauen
  3. Vorschau prüfen und Entwurf speichern
  4. Abschließen und Senden getrennt ausführen
  5. Wenn Speichern oder Versand fehlschlägt
Bevor du startest
  • Dein Konto hat Zugriff auf Rechnungen im Finanzbereich.
  • Absenderdaten, Empfänger und abzurechnende Leistungen liegen dir vor.

In Klausi öffnen (Anmeldung erforderlich)

Absenderdaten vorbereiten

Der Rechnungseditor übernimmt Stammdaten als Ausgangspunkt. Prüfe die Angaben trotzdem bei jedem Dokument.

  1. Öffne Finanzen → Rechnungen.
  2. Schließe bei der ersten Nutzung das Rechnungs-Setup mit deinen Unternehmens-, Adress- und Kontaktangaben ab.
  3. Prüfe die hinterlegten Zahlungsangaben und die Angaben, die für deinen konkreten Beleg erforderlich sind.

Den Entwurf aufbauen

  1. Starte ein neues Dokument und wähle Rechnung oder Angebot.
  2. Wähle die Übernahme aus einem Projekt oder starte mit einem leeren Dokument.
  3. Prüfe Absender und Empfänger. Ergänze Positionen, Mengen, Preise und die passenden Steuerangaben.
  4. Prüfe Leistungszeitraum, Zahlungsziel und Texte. Übernommene Zeiten oder Belege musst du ebenfalls gegenlesen.

Der allgemeine Bereich Dokumente ist kein Rechnungseditor. Neue Rechnungen und Angebote entstehen hier unter Finanzen.

Vorschau prüfen und Entwurf speichern

Der gespeicherte Entwurf ist noch nicht an den Empfänger versendet. Ein Entwurf-PDF ist als Entwurf gekennzeichnet.

  1. Öffne Vorschau und prüfe Empfänger, Positionen, Summen und alle Texte.
  2. Korrigiere den Entwurf, falls etwas fehlt.
  3. Wähle Entwurf speichern und warte auf die gespeicherte Detailansicht.

Abschließen und Senden getrennt ausführen

Bei Angeboten kannst du das PDF verwenden und später den Status Angenommen oder Abgelehnt festhalten. Die Aktion Senden ist hier für Rechnungen beschrieben.

  1. Öffne den geprüften Entwurf und wähle Abschließen, wenn das Dokument bereit ist.
  2. Lies den Bestätigungsdialog. Prüfe anschließend Nummer und Status.
  3. Bei einer abgeschlossenen Rechnung öffnest du Senden und kontrollierst Empfänger, Nachricht und Anhänge.
  4. Bestätige den Versand erst nach dieser Prüfung. Prüfe danach den angezeigten Versandstatus.

Download, Versand und zusätzliche Ausgabeformate können eine Freischaltung voraussetzen. Eine erfasste Zahlung ist ein eigener Statuswechsel; Versand bestätigt keinen Zahlungseingang.

Wenn Speichern oder Versand fehlschlägt

Prüfe die konkrete Fehlermeldung sowie Absender, Empfänger und Positionen. Kontrolliere vor einem erneuten Versand den vorhandenen Versandstatus. Wenn das Dokument bereits abgeschlossen ist, verwende die dafür angebotenen Aktionen statt es wie einen offenen Entwurf zu behandeln. Prüfe steuerliche und rechtliche Angaben mit der zuständigen fachlichen Beratung.

Geprüft: