Datenschutzerklärung (DS-GVO) für Klausi.app

3.1 Registrierung, Konto und Vertragsdurchführung

Kategorien von Daten:

• Stammdaten und Kontodaten (z. B. Name, E-Mail, Login-Daten, Account-Einstellungen)
• Nutzungs- und Inhaltsdaten, die du in Klausi eingibst oder erzeugst (z. B. Zeit-, Projekt- und Reisedaten)
• Dateiuploads (z. B. Belege, Audio-, Bild- oder andere Dateien)

Zwecke:

• Kontoanlage, Authentifizierung und Bereitstellung der Plattform
• Erbringung der von dir genutzten Funktionen (Free/Pro, Module)
• Support und Kommunikation zu deinem Konto

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

3.2 Zahlung, Abrechnung und Buchführung

Kategorien von Daten:

• Abrechnungs- und Transaktionsdaten (z. B. Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Transaktions-IDs)
• Ggf. umsatzsteuerrelevante Angaben (z. B. Unternehmensangaben, USt-ID, Rechnungsadresse)

Zwecke:

• Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Verwaltung deines Tarifeinsatzes
• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten)

3.3 System- und Transaktionskommunikation (E-Mails)

Kategorien von Daten:

• E-Mail-Adresse
• Technische Metadaten zum E-Mail-Versand (z. B. Zeitpunkt, Zustellstatus)
• Inhalt von System-E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen, Abrechnungs-Hinweise)

Zwecke:

• Versand von System- und Transaktionsnachrichten zur Bereitstellung und Sicherheit des Dienstes

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Hinweis: Passwort-Zurücksetzen und Authentifizierungs-E-Mails können über Supabase versendet werden (z. B. Passwort-Reset). Sonstige Transaktions- und Produkt-E-Mails (z. B. Einladungen, Benachrichtigungen) versenden wir über Postmark.

3.4 Sicherheit, Stabilität, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention (Logs)

Kategorien von Daten:

• Technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitstempel)
• Technische Geräte-/Browser-Metadaten (minimiert)
• Event- und Fehlerdaten (z. B. Fehlertyp, Seitenpfad ohne Suchparameter)
• Pseudonymisierte Nutzerkennung (z. B. hash-basierte ID), soweit erforderlich
• Zugriffsdaten zu gespeicherten Dateien (z. B. Dateipfad mit Dateiname, Zugriffsart, Ergebnis, übertragene Datenmenge, User-Agent, verweisende Seite)

Zwecke:

• Gewährleistung von IT-Sicherheit, Störungsbehebung, Stabilitätsverbesserung
• Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Nutzung und Sicherheitsvorfälle

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb)

Zugriffe auf Dateien in unserem Speicher bei Google Cloud Storage protokollieren wir. Bei öffentlich abrufbaren Dateien, etwa Bildern in Creator-Profilen, freigegebenen Notizen, Funnels oder auf unserer Website, betrifft das auch Besucher ohne Klausi-Konto. Erfasst werden dabei unter anderem IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei, Ergebnis, übertragene Datenmenge, User-Agent und die verweisende Seite. Zugriffe unserer Server auf gespeicherte Dateien protokollieren wir mit Zeitpunkt, Zugriffsart, Dateipfad und Dateiname, abgelehnte Zugriffsversuche zusätzlich mit IP-Adresse und User-Agent. Die Protokolle dienen der Erkennung und Aufklärung von Missbrauch und Sicherheitsvorfällen. Sie liegen bei Google Cloud in der EU und werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, sofern wir sie nicht zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls länger benötigen.

Zum Schutz der Registrierung vor automatisierten Angriffen verwenden wir Cloudflare Turnstile als technisch notwendige Sicherheitsprüfung. Cloudflare verarbeitet dabei insbesondere IP-Adresse, TLS-Fingerprint, User-Agent sowie den Sitekey und den zugehörigen Ursprung. Das Prüfergebnis wird serverseitig validiert. Weitere Informationen: Cloudflare Turnstile Privacy Addendum.

3.5 Optionale Analyse-Funktionen (Analytics)

Falls du Analyse-Funktionen aktivierst, verarbeiten wir pseudonyme Nutzungsdaten (z. B. Feature-Nutzung, Seitenaufrufe, Ereignisse), um Klausi zu verbessern.

Zwecke:

• Produktanalyse, UX-Optimierung, Funktionsverbesserung

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Widerruf:

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über das Cookie-Banner oder die Einstellungen widerrufen. Ab Widerruf werden Analyse-Daten nicht weiter erhoben.

3.6 Google-Kalender-Integration (Google API Services)

Du kannst dein Google-Konto optional mit Klausi verbinden, um Kalenderfunktionen zu nutzen. Diese Verbindung wird ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Autorisierung über den Google-Anmeldedialog (OAuth) hergestellt und kann jederzeit widerrufen werden. Solange du dein Google-Konto nicht verbindest, werden keine Google-Nutzerdaten verarbeitet.

Berechtigungen (Scopes) und Zwecke:

Je nachdem, welche Funktion du aktivierst, fragen wir nur die dafür erforderlichen Berechtigungen ab:

• Termin-Synchronisierung (calendar.app.created): Klausi legt in deinem Google-Kalender einen eigenen, von Klausi erstellten Kalender an und schreibt, ändert oder löscht ausschließlich die von Klausi selbst dort angelegten Termine. Auf deine übrigen Kalender und Termine greift Klausi mit dieser Berechtigung nicht zu.
• Verfügbarkeit (calendar.calendarlist.readonly, calendar.events.freebusy): Klausi liest die Liste deiner Kalender (zur Auswahl) sowie deine Frei/Belegt-Zeiten, um deine Verfügbarkeit für die Terminbuchung zu ermitteln. Inhalte deiner Termine (Titel, Teilnehmer, Beschreibung) werden hierbei nicht gelesen.
• Tagesplanung (calendar.calendarlist.readonly, calendar.events.readonly): Klausi liest – nur lesend – Termine aus den von dir ausgewählten Kalendern, um daraus deine persönliche Tages- und Planungsansicht zu erstellen.

Kategorien der verarbeiteten Daten:

• OAuth-Zugriffs- und Aktualisierungstoken (Access-/Refresh-Token), die erteilten Berechtigungen (Scopes) und die Token-Gültigkeit
• Je nach genutzter Funktion: Kalenderliste, Frei/Belegt-Zeiten und Termindaten
• Eine Zuordnung zwischen Klausi-Einträgen und den von Klausi erstellten Google-Terminen (für die Synchronisierung)

Die E-Mail-Adresse deines Google-Kontos wird nicht abgefragt und nicht gespeichert.

Speicherung und Schutz:

Deine OAuth-Token werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM) und sind durch Zugriffskontrollen (Row Level Security) auf dein Konto beschränkt. Frei/Belegt- und Termindaten werden grundsätzlich nur zum Zeitpunkt der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nicht dauerhaft vorgehalten; dauerhaft gespeichert wird lediglich die für die Synchronisierung notwendige Zuordnung der von Klausi erstellten Termine.

Weitergabe:

Wir geben deine Google-Nutzerdaten nicht an Dritte weiter und verkaufen sie nicht. Eine Ausnahme besteht nur, soweit dies zur Bereitstellung der von dir gewählten Funktion erforderlich ist: Nutzt du die Tagesplanung, können die hierfür relevanten Termindaten an unseren KI-Dienstleister Anthropic (Anthropic PBC) übermittelt werden, der sie ausschließlich zur Erstellung deiner Tagesplanung verarbeitet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Löschung und Widerruf:

Du kannst die Verbindung jederzeit in den Einstellungen über „Verbindung trennen" beenden. Dabei widerrufen wir das erteilte Token bei Google und löschen die bei uns gespeicherten Google-Kalender-Daten (Token, Einstellungen, Zuordnungen). Bei Löschung deines Klausi-Kontos werden diese Daten ebenfalls vollständig gelöscht. Zusätzlich kannst du den Zugriff jederzeit direkt in deinem Google-Konto entziehen unter myaccount.google.com/permissions.

Limited Use (eingeschränkte Nutzung):

Die Nutzung und Weitergabe der von Google APIs erhaltenen Informationen durch Klausi unterliegt der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Insbesondere verwenden wir die über Google APIs erhaltenen Daten ausschließlich, um die von dir genutzten und für dich sichtbaren Funktionen bereitzustellen und zu verbessern. Wir verwenden diese Daten nicht für Werbung, übertragen oder verkaufen sie nicht an Dritte (z. B. Datenbroker), nutzen sie nicht zur Bonitätsprüfung und nicht zum Training generalisierter KI- oder ML-Modelle. Menschen lesen diese Daten nicht, es sei denn, (a) du hast ausdrücklich eingewilligt, (b) es ist aus Sicherheits- oder Missbrauchsabwehrgründen bzw. zur Einhaltung geltenden Rechts erforderlich, oder (c) die Daten wurden zuvor aggregiert bzw. anonymisiert und werden für interne Betriebszwecke verwendet.

3.7 Anbindung externer KI-Clients (Model Context Protocol, MCP)

Du kannst dein Klausi-Konto optional über das Model Context Protocol (MCP) mit externen KI-Anwendungen (z. B. Claude, Cursor) verbinden, damit diese in deinem Auftrag auf deine Klausi-Daten zugreifen. Diese Verbindung wird ausschließlich nach deiner ausdrücklichen, separaten Einwilligung hergestellt und kann jederzeit widerrufen werden. Solange du keine Verbindung herstellst, findet keine solche Übermittlung statt.

Wege der Verbindung:

• Connector (OAuth): Du bestätigst die Verbindung direkt in Klausi. Wählst du den claude.ai-Connector, werden die abgerufenen Daten an Anthropic (Anthropic PBC, USA) übermittelt.
• Zugriffstoken (PAT): Du erstellst ein Token und trägst es in deinem KI-Client ein (z. B. Claude Desktop, Cursor). An welchen Anbieter die Daten dabei fließen, richtet sich nach dem von dir gewählten Client.

Kategorien der übermittelten Daten:

Je nach den von dir freigegebenen Berechtigungen (Scopes) können an den KI-Client übermittelt werden:

• Lesen: Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung, Notizen, Kunden- und CRM-Daten, Reisen, Buchungen, Leistungen
• Bearbeiten: Anlegen und Ändern von Zeiten, Aufgaben, Notizen, Projekten und CRM-Einträgen
• Finanzen lesen: Rechnungen und finanzielle Zusammenfassungen

Wichtig: Diese Daten enthalten regelmäßig auch personenbezogene Daten Dritter (z. B. Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern deiner Kunden und Kontakte, Rechnungsempfänger, Gäste von Terminbuchungen).

Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit:

Für deine eigenen personenbezogenen Daten stützt sich die Übermittlung auf deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Soweit du über die Anbindung personenbezogene Daten Dritter übermittelst, bist du insoweit selbst Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO); CLOCKKNOCK handelt dabei als Auftragsverarbeiter auf deine Weisung. Du bist dafür verantwortlich, für diese Übermittlung eine eigene Rechtsgrundlage sicherzustellen und – soweit erforderlich – mit dem Anbieter des KI-Clients einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen. Eine Einwilligung kannst du für die Daten Dritter nicht an deren Stelle wirksam erteilen.

Drittlandtransfer:

Der von dir gewählte KI-Client und dessen Anbieter können ihren Sitz in einem Drittland (insbesondere USA) haben. Da du den KI-Client frei wählst und Klausi mit diesem keine vertragliche Beziehung unterhält, stellt Klausi für diese Übermittlung keine eigenen Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) bereit. Für ein angemessenes Schutzniveau dieser Übermittlung bist du selbst verantwortlich. Ergänzend gilt Abschnitt 6.

Protokollierung (Audit-Log):

Zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokollieren wir jeden Tool-Aufruf datenminimiert: Werkzeugname, Berechtigung, Status, betroffener Datensatztyp und dessen Kennung, ausschließlich die Schlüssel (nicht die Werte) der übergebenen Parameter sowie IP-Adresse und User-Agent der Anfrage. Inhalte der abgerufenen Daten werden nicht protokolliert. Diese Protokolle kannst du in deinem Konto einsehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Missbrauchsabwehr).

Widerruf:

Du kannst die Einwilligung und alle erteilten Zugänge jederzeit in den Einstellungen (Bereich „Apps") widerrufen; dabei werden sämtliche Tokens sofort deaktiviert. Ein Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.

3.8 Meta-Pixel und Conversions API (Werbung auf Instagram und Facebook)

Wenn du in den Cookie-Einstellungen Marketing erlaubst, setzen wir auf unseren öffentlichen Seiten (z. B. Startseite, Preise, Blog, Hilfe, Aktionsseiten) und in der Registrierung den Meta-Pixel ein. Anbieter ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Ohne deine Einwilligung lädt der Meta-Pixel nicht. In der eingeloggten Anwendung ist er nicht eingebunden.

Zwecke:

• Messen, ob unsere Anzeigen auf Instagram und Facebook zu Seitenbesuchen und Registrierungen führen
• Aussteuern und Optimieren dieser Anzeigen
• Bilden von Zielgruppen aus Besuchern unserer Website, denen wir auf Instagram und Facebook Werbung zeigen

Kategorien von Daten:

• Ereignisse: Seitenaufruf, Aufruf einer Aktionsseite, abgeschlossene Registrierung
• Adresse der aufgerufenen Seite, verweisende Seite und Zeitpunkt
• IP-Adresse sowie Browser- und Geräteinformationen (z. B. User-Agent, Bildschirmgröße)
• Cookie-Kennungen: _fbp (Browser-Kennung) und, wenn du über eine Anzeige kommst, _fbc (Klick-Kennung)
• Bei abgeschlossener Registrierung zusätzlich deine E-Mail-Adresse als SHA-256-Hashwert und eine zufällige Ereignis-ID

Bist du bei Instagram oder Facebook angemeldet, kann Meta diese Daten deinem Konto zuordnen.

Conversions API:

Die abgeschlossene Registrierung melden wir zusätzlich von unserem Server an Meta (Conversions API). So zählt sie auch dann, wenn dein Browser das Pixel-Ereignis technisch blockiert. Dafür gilt dieselbe Einwilligung. Übermittelt werden die gehashte E-Mail-Adresse, IP-Adresse, User-Agent, _fbp, _fbc und die Ereignis-ID. Über die Ereignis-ID erkennt Meta, dass Browser und Server dieselbe Registrierung melden.

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung) für das Speichern und Auslesen der Cookies auf deinem Endgerät

Gemeinsame Verantwortlichkeit:

Für die Erhebung der Daten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu ist das Controller Addendum von Meta. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Details stehen in der Datenschutzrichtlinie von Meta. Deine Rechte kannst du bei uns oder bei Meta geltend machen.

Drittlandtransfer:

Meta kann Daten an die Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln. Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss, Art. 45 DSGVO). Ergänzend gilt Abschnitt 6.

Speicherdauer:

Die Cookies _fbp und _fbc bleiben bis zu 90 Tage nach deinem letzten Besuch mit Einwilligung gespeichert. Wie lange Meta die übermittelten Daten speichert, legt Meta fest.

Widerruf:

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß widerrufen. Danach laden wir den Meta-Pixel nicht mehr, senden keine weiteren Ereignisse an Meta und löschen die Cookies _fbp und _fbc in deinem Browser. Ein Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt. Welche Werbung dir Meta zeigt, steuerst du zusätzlich in deinem Meta-Konto unter Werbepräferenzen.

3.9 Meeting-Aufzeichnung in der Klausi-App für macOS

In der Klausi-App für macOS kannst du Gespräche aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen lassen. Die Aufzeichnung gibt es nur in der Desktop-App und nur für Konten, für die sie freigeschaltet ist. Eine Aufnahme beginnt nur, wenn du sie selbst startest. Unabhängig von der Freischaltung prüft die angemeldete Desktop-App alle zwölf Sekunden, ob Zoom, Microsoft Teams oder Webex gerade Ton aufnehmen und wiedergeben, und schlägt dir dann eine Aufnahme vor. Dafür liest sie aus macOS nur die laufenden Programme und deren Audio-Status; sie erfasst dabei keinen Ton und übermittelt nichts an uns.

Kategorien von Daten:

• Tonaufnahmen deines Mikrofons und des Systemtons deines Mac in getrennten Spuren. Der Systemton umfasst alles, was dein Mac während der Aufnahme wiedergibt, also auch Ton aus anderen Programmen. Die Aufnahmen enthalten die Stimmen und Äußerungen anderer Gesprächsteilnehmender. Bildschirminhalte werden nicht erfasst.
• Transkripte: ein vorläufiges während der Aufnahme und ein finales nach ihrem Ende
• Die KI-Zusammenfassung: Kurzfassung, Themen, Entscheidungen und vorgeschlagene nächste Schritte
• Die Meeting-Notiz mit Titel, deinen eigenen Notizen und der Zuordnung zu Kunde oder Projekt. Den Titel belegt Klausi mit dem Namen eines gerade laufenden Termins aus deinem verbundenen Google-Kalender (Abschnitt 3.6) oder mit dem Namen des erkannten Meeting-Programms vor; du kannst ihn ändern.
• Metadaten: Zeitpunkte und Dauer, Status, gewählte Sprache, Größe und Prüfsummen der Audioabschnitte, Verbrauch deines Aufnahmekontingents
• Der Nachweis deiner Bestätigung, dass die Teilnehmenden zugestimmt haben (Zeitpunkt, Art und Version des Bestätigungstexts)

Gesprächsinhalte können alles enthalten, was gesagt wird, auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Angaben zur Gesundheit.

Zwecke:

• Aufzeichnen, Transkribieren und Ablegen des Gesprächs in deinem Workspace
• Zusammenfassen des fertigen Transkripts mit KI
• Fortsetzen abgebrochener Übertragungen, Abrechnung des Aufnahmekontingents und Behebung von Störungen

Ablauf und Empfänger:

• Auf deinem Mac: Die App speichert die Aufnahme in 30-Sekunden-Abschnitten im Datenordner der App in deinem macOS-Benutzerkonto (Library/Application Support) und lädt jeden Abschnitt über eine verschlüsselte Verbindung hoch. Sobald unser Server alle Abschnitte bestätigt hat, löscht sie die lokale Kopie.
• Speicher: Die Audioabschnitte liegen bei Google Cloud Storage in der Multi-Region EU.
• Transkription: Unsere Server-Funktionen bei Supabase (EU, Irland) senden die Audioabschnitte an den EU-Endpunkt von Deepgram Inc. (api.eu.deepgram.com). Jeder Aufruf setzt das Opt-out aus dem Modellverbesserungsprogramm von Deepgram. Klausi ordnet Stimmen nicht anhand von Stimmmerkmalen Personen zu; es unterscheidet nur dein Mikrofon („Du“) vom Systemton („Meeting“).
• Zusammenfassung: Das finale Transkript senden wir an Anthropic PBC, USA (api.anthropic.com, Modell Claude Haiku 4.5). Vorher entfernen wir E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anreden mit Nachnamen („Herr/Frau …“) und Rechtsformzusätze; Namen und übrige Inhalte bleiben enthalten. Deine eigenen Notizen senden wir nicht mit.
• Datenbank: Transkripte, Zusammenfassung, Meeting-Notiz und Metadaten speichern wir bei Supabase (EU, Irland).

Weitere Angaben zu diesen Dienstleistern stehen in Abschnitt 5 und in der Subprozessorenliste. Eine ausführliche, nicht-juristische Beschreibung findest du unter Sprachaufnahmen und Meeting-Aufzeichnung.

Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit:

Für deine eigenen Daten stützen wir die Meeting-Aufzeichnung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Transkription und Zusammenfassung sind KI-Funktionen und laufen nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du erteilst sie in den Einstellungen unter „DSGVO & KI“ oder in den Einstellungen der Meeting-Aufzeichnung mit dem Schalter „Automatische Transkription“. Beide Wege setzen dieselbe Einwilligung; sie gilt auch für die übrigen KI-Funktionen von Klausi und umfasst die Zusammenfassung durch Anthropic. Ohne sie startet die App keine Aufnahme, und unsere Server prüfen sie vor jeder Transkription und Zusammenfassung.

Soweit die Aufnahme personenbezogene Daten anderer Gesprächsteilnehmender enthält, bist du insoweit selbst Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO); CLOCKKNOCK verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf deine Weisung. Du bist dafür verantwortlich, dass für die Aufzeichnung eine Rechtsgrundlage besteht. Vor jeder Aufnahme bestätigst du in Klausi, dass alle Teilnehmenden zugestimmt haben. Wir speichern diese Bestätigung mit Zeitpunkt; sie gilt zehn Minuten und nur für eine Aufnahme. Ohne sie startet keine Aufnahme. Eine Einwilligung kannst du für andere Personen nicht an deren Stelle wirksam erteilen.

Drittlandtransfer:

Anthropic PBC hat ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung der Transkripte stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO), die Anthropic über ihren Data Processing Addendum in die kommerziellen Vertragsbedingungen einbezieht. Nach diesen Bedingungen löscht Anthropic Ein- und Ausgaben der API standardmäßig innerhalb von 30 Tagen, soweit keine abweichende Vereinbarung, gesetzliche Pflicht oder Missbrauchsprüfung eine längere Speicherung verlangt, und nutzt sie standardmäßig nicht zum Training. Eine Zusage zur Null-Speicherung (Zero Data Retention) oder zur Verarbeitung ausschließlich in der EU liegt für diesen Datenfluss nicht vor. Ergänzend gilt Abschnitt 6.

Speicherdauer:

• Lokale Aufnahme auf deinem Mac: bis unser Server alle Abschnitte bestätigt hat. Bricht die Übertragung ab, löscht ein Hintergrunddienst der App verwaiste Aufnahmen vier Stunden nach der letzten Aktivität; ist der Mac ausgeschaltet oder im Ruhezustand, beim nächsten Lauf danach. Kann die App nicht sicher feststellen, ob eine Aufnahme noch läuft, löscht sie nichts und zeigt die Aufnahme in der App an.
• Roh-Audio in unserem Speicher: höchstens 72 Stunden ab dem Start der Aufnahme. Nach erfolgreicher Transkription planen wir die Löschung sofort ein. Löschst du vorher deinen Workspace oder dein Konto, entfernt ein täglicher Aufräumlauf das Audio bis zu rund vier Tage nach dieser Löschung.
• Vorläufiges Transkript: höchstens 24 Stunden
• Finales Transkript und KI-Zusammenfassung: höchstens 90 Tage nach dem Ende der Aufnahme. Dann entfernen wir auch den automatisch eingefügten Transkriptabschnitt aus der Meeting-Notiz und ihren gespeicherten Versionen. Deine eigenen Notizen bleiben erhalten; eine sonst leere Notiz kommt für 30 Tage in den Papierkorb. Kann Klausi den Transkriptabschnitt in einer bearbeiteten Notiz nicht eindeutig abgrenzen, löschen wir nichts automatisch: Transkript und Zusammenfassung bleiben dann gespeichert, bis du die Aufzeichnung samt Notiz löschst.
• Löschst du eine Aufzeichnung, löschen wir Transkripte und Zusammenfassung sofort und planen die Löschung des Audios sofort ein.
• Metadaten der Aufzeichnung und der Nachweis deiner Teilnehmer-Bestätigung: bis zur Löschung deines Kontos oder Workspaces

Störungsdiagnose:

Bleibt eine Aufnahme in der Verarbeitung hängen oder wird eine Löschfrist überschritten, legt Klausi automatisch einen Vorfall an. Plattform-Administratoren der CLOCKKNOCK GmbH sehen darin Status, Fehlercodes, Zeitpunkte, die Zahl der Audioabschnitte je Zustand und den Stand der Verarbeitungsschritte, aber keine Audiodaten, Transkripte, Zusammenfassungen oder Notizen. Für die Diagnose oder deinen Support können sie zu einem Vorfall zusätzlich Nutzer-ID, E-Mail-Adresse und Workspace-ID abrufen; jeder Abruf von Details oder Identität wird mit Zweck protokolliert. Über neue Vorfälle benachrichtigen wir uns per E-Mail über Postmark; die E-Mail enthält nur Vorfallnummer, Fehlerkategorie und Zeitpunkt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem und stabilem Betrieb). Behobene Vorfälle löschen wir 30 Tage nach ihrer Behebung, Zugriffsprotokolle 30 Tage nach dem Abruf.

Widerruf und Löschung:

Du kannst jede Aufzeichnung in der App löschen. Deine Einwilligung in die KI-Funktionen kannst du jederzeit in den Einstellungen unter „DSGVO & KI“ oder mit demselben Schalter in den Einstellungen der Meeting-Aufzeichnung widerrufen. Danach startet die App keine neuen Aufnahmen, und unsere Server erstellen keine neuen Transkripte oder Zusammenfassungen. Bereits erstellte Inhalte bleiben bis zum Ablauf der Fristen oder bis zu deiner Löschung gespeichert. Ein Widerruf lässt die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung unberührt.

3.10 Reichweitenmessung ohne Cookies (öffentliche Seiten und Registrierung)

Auf unseren öffentlichen Seiten und in der Registrierung zählen wir, wie oft Seiten aufgerufen werden, wie oft das Anmeldefenster geöffnet wird und welche Anmeldemethode gewählt wird (E-Mail, Google oder Apple). Dafür setzen wir keine Cookies und speichern nichts auf deinem Gerät. Das gilt unabhängig von deinen Cookie-Einstellungen.

Kategorien von Daten:

• Ereignis (z. B. Seitenaufruf, Anmeldefenster geöffnet, Anmeldemethode gewählt)
• Seitenpfad ohne Suchparameter und die Kampagnenkennung aus dem aufgerufenen Link (utm_campaign)
• Grobe Browser-Klasse (z. B. Instagram-App, mobiler Browser, Desktop), abgeleitet aus dem User-Agent
• IP-Adresse, nur kurzzeitig und pseudonymisiert zur Missbrauchsabwehr

Gespeichert werden ausschließlich Tageszähler, also wie oft ein Ereignis an einem Tag auf einer Seite vorkam. IP-Adresse und User-Agent speichern wir dabei nicht, und wir vergeben keine Nutzer-, Geräte- oder Sitzungskennung. Zum Schutz vor Missbrauch bilden wir aus der IP-Adresse ein täglich wechselndes, mit einem geheimen Schlüssel berechnetes Kürzel (HMAC). Es dient nur einer Mengenbegrenzung und wird nach spätestens 25 Stunden gelöscht. Die Verarbeitung erfolgt auf unserer Backend-Infrastruktur bei Supabase in der EU.

Zwecke:

• Messen, welche Seiten und Kampagnen zu Registrierungen führen
• Erkennen, an welcher Stelle die Registrierung abgebrochen wird, um sie zu verbessern

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung und an einer funktionierenden Registrierung)

3.11 Klausi auf dem iPhone

Die native iPhone-App verwendet dein bestehendes Klausi-Konto. Sie synchronisiert Aufgaben, Notizen, Zeiten und Belege mit deinem Workspace. Dabei werden auch Kontokennung, Workspace-Zuordnung und die für diese Funktionen erforderlichen Status- und Nutzungsdaten verarbeitet. Für Konto, Sicherheit und Dienstleister gelten die übrigen Abschnitte dieser Erklärung.

Eigene Sprachnotizen:

• Eine Aufnahme startet nur auf deine Aktion und nach Mikrofonfreigabe. Die App nimmt dein Mikrofon auf. Systemton, Telefonate und Ton anderer Apps gehören nicht zu diesem Aufnahmeweg. Eine gestartete Aufnahme kann bei gesperrtem Bildschirm weiterlaufen.
• Die App sichert Audioabschnitte zunächst auf deinem iPhone und lädt sie zu Google Cloud Storage in der EU hoch. Supabase verarbeitet Anmeldung, Zuordnung, Kontingent und Verarbeitungsstatus. Deepgram erhält die Audiodaten über seinen EU-Endpunkt für das Transkript. Transkript und Titel gehen an Anthropic für Zusammenfassung und Aufgabenvorschläge. Die in Abschnitt 3.9 beschriebenen Anbieter- und Drittlandangaben gelten auch für diese Verarbeitung.
• Nach bestätigter Speicherung von Transkript und Zusammenfassung als normale Notiz entfernt die App die lokalen Audiodateien. Bis dahin können sie für Wiederherstellung und erneute Übertragung erhalten bleiben. Sie sind vom Gerätebackup ausgeschlossen. Eine feste Löschfrist bei beendeter iPhone-App wird nicht zugesagt. Roh-Audio auf dem Server unterliegt der Frist von höchstens 72 Stunden ab Aufnahmestart und der vorgezogenen Löschung nach erfolgreicher Transkription aus Abschnitt 3.9.
• Die erfolgreich gesicherte Diktatnotiz mit Transkript und Zusammenfassung bleibt bis zu ihrer Löschung erhalten. Sie unterliegt nicht der 90-Tage-Frist der getrennten Meeting-Verarbeitungsdaten. Eine Aufgabe wird erst angelegt, nachdem du den Vorschlag bestätigst.

Belege und lokale Entwürfe:

Die Kamera wird nur für einen von dir gestarteten Scan geöffnet. Über die Foto- und Dateiauswahl importierst du ausgewählte Bilder oder PDFs. Die App speichert Originale und Übertragungszustände lokal, damit ein abgebrochener Upload fortgesetzt werden kann. Importierte Dateien können eingebettete Metadaten, etwa Aufnahmeort und Aufnahmezeit, enthalten. Beim Upload werden die Dateien in Google Cloud Storage gespeichert und deinem Workspace zugeordnet. Wenn du die KI-Erkennung anforderst, erhält Anthropic die ausgewählten Bilder oder PDFs. Erkannte Belegdaten werden am Beleg im Status „Zu prüfen“ gespeichert; die Buchung erfolgt nicht automatisch. Lokale Entwürfe und Warteschlangen werden nach Konto und Workspace getrennt; Abmelden allein bestätigt keine Löschung dieser Dateien.

KI-Einwilligung und Widerruf:

Diktat und KI-Belegerkennung setzen die Einwilligung deines Klausi-Kontos voraus. Du kannst sie unter „Mehr → Konto → KI & Datenschutz“ erteilen oder widerrufen. Der Widerruf sperrt neue KI-Verarbeitung. Bereits an einen Anbieter übermittelte Anfragen können noch abgeschlossen werden; vorhandene Ergebnisse bleiben erhalten. Die Kontolöschung findest du unter „Mehr → Konto“. Für die Daten anderer Personen bleibt eine passende Berechtigung erforderlich; die KI-Einwilligung ersetzt sie nicht.