Der Beispielauftrag
Studio Beispiel beauftragt dich mit einer kleinen Gestaltung. Du vereinbarst für die Leistung „Gestaltung“ einen Stundensatz von 80 €. Für Konzept und Korrektur fallen zusammen zwei Stunden an.
Kunde, Auftrag und Zahlen sind für diese Anleitung erfunden. Es ist ein illustratives Praxisbeispiel, keine Kundenfallstudie. Das Titelbild ist eine symbolische Arbeitsplatzillustration.
Du brauchst einen Workspace mit Zugang zu Projekten und Zeiterfassung. Für den Rechnungsschritt brauchst du Pro oder einen aktiven Pro-Test sowie eingerichtete Absenderdaten. Free enthält Zeiterfassung und die Projektbasis mit Tarifgrenzen. Prüfe den passenden Umfang auf der Preisseite.
1. Kunde und Projekt zuordnen
Öffne die Projektübersicht und wähle „Neu“. Lege „Studio Beispiel“ als neuen Kunden an. Öffne „Neu“ erneut und wähle diesen Kunden unter „Neues Projekt für“. Nenne das Projekt „Gestaltung Beispiel“.
Prüfe nach dem Speichern den Kundenbezug. Ordne dem Projekt die Leistung „Gestaltung“ mit 80 € pro Stunde zu. Der Leistungssatz ist die Grundlage für die späteren Beispielpositionen. Die Projektanleitung erklärt die Anlage und die Arbeitsbereiche.
2. Zwei Stunden mit Leistungsbezug erfassen
Erfasse zwei abgeschlossene Zeiteinträge im Projekt „Gestaltung Beispiel“. Beide verwenden die Leistung „Gestaltung“ und sind als abrechenbar markiert. Für einen Probeablauf kannst du die erfundenen Einträge manuell anlegen. Bei echter Arbeit kannst du den Timer verwenden.
Die Zeiten unten sind Beispieldaten. Beide Einträge nutzen denselben Stundensatz. Die Summe beträgt 2 Stunden × 80 € = 160 € netto vor Steuern. Eine Umsatzsteuerberechnung ist hier nicht enthalten.
| Beschreibung | Dauer | Stundensatz | Nettowert |
|---|---|---|---|
| Konzept | 1,5 Stunden | 80 € | 120 € |
| Korrektur | 0,5 Stunden | 80 € | 40 € |
| Summe | 2 Stunden | 80 € | 160 € |
Konzept
Korrektur
Summe
- Prüfe Kunde, Projekt und Leistung an beiden Einträgen.
- Kontrolliere Start, Ende und die angezeigte Dauer. Ein laufender Timer ist noch kein abgeschlossener Eintrag.
- Lass interne oder nicht abzurechnende Arbeit außerhalb dieser Auswahl. Die Zeiterfassungshilfe erklärt Timer und manuelle Einträge.
3. Zeiten in den Rechnungsentwurf übernehmen
Öffne Finanzen → Rechnungen und beginne eine neue Rechnung. Schließe bei der ersten Nutzung das Rechnungs-Setup ab. Prüfe Absender und Empfänger. Wähle „Import aus Projekt“ und anschließend „Gestaltung Beispiel“.
Stelle den Zeitraum so ein, dass beide Beispieleinträge enthalten sind. In der Auswahl kannst du Zeiten einzeln oder nach Leistung gruppiert übernehmen. Für dieses Beispiel prüfst du insgesamt zwei Stunden zur Leistung „Gestaltung“.
Wähle die gewünschten Einträge und bestätige „Übernehmen“. Kontrolliere die entstandenen Positionen im Entwurf. Der Rechnungsleitfaden beschreibt die übrigen Editorfelder.
4. Auswahl und Beträge prüfen
Vergleiche die übernommenen Positionen mit den ursprünglichen Einträgen. Die Menge soll in diesem Beispiel zusammen zwei Stunden ergeben. Der vereinbarte Stundensatz beträgt 80 €. Ohne Rabatte oder weitere Positionen ergibt das einen Nettowert von 160 €.
Wenn Einträge fehlen, prüfe zuerst Projekt, Datumsfilter, Endzeit und „abrechenbar“. Bereits abgerechnete Einträge sind in der gruppierten Auswahl ausgeschlossen. Lege fehlend wirkende Zeiten nicht vorschnell doppelt an.
- Prüfe den richtigen Empfänger und den Leistungszeitraum.
- Kontrolliere Leistungstext, Menge, Einheit, Stundensatz und Summen.
- Prüfe Steuerangaben und weitere Positionen für deinen tatsächlichen Auftrag. Die Beispielsumme ersetzt diese Angaben nicht.
- Öffne die Vorschau. Korrigiere den Entwurf, bis Darstellung und Quelldaten übereinstimmen.
5. Den Entwurf speichern
Wähle „Entwurf speichern“ und warte auf die gespeicherte Detailansicht. Hier endet der Probeablauf. Du hast die Beispieldaten vom Kunden über das Projekt und die Zeiteinträge bis in einen Rechnungsentwurf nachvollzogen.
Abschließen und Senden sind eigene Aktionen. Ein gespeicherter Entwurf ist noch nicht an den Kunden verschickt. Wenn du das Beispiel nachvollziehst, bleib im Entwurf und nutze ausschließlich erfundene Daten.
Die Schritte orientieren sich am Produktstand vom 22. Oktober 2026. Zum Vertiefen: Kunden und Projekte, Zeiterfassung, Rechnung erstellen und Tarife und Kontingente. Für die Werkzeugauswahl hilft der Zeiterfassungsvergleich.
