Sprachaufnahmen und Meeting-Aufzeichnung

Klausi hört nicht mit. Eine Aufnahme beginnt erst, wenn du sie selbst startest. Beim Diktieren geht dein Ton normalerweise direkt von deinem Gerät zum Spracherkennungsdienst Deepgram in der EU. Bei der Meeting-Aufzeichnung ist das anders, und das sagen wir offen: Die Tonspur läuft über unseren Speicher in der EU, weil wir sie für dich transkribieren. Dort bleibt sie höchstens 72 Stunden. Die Zusammenfassung eines Meetings erstellt Anthropic in den USA.

Nur wenn du es auslöst. Jede Aufnahme startet durch eine bewusste Handlung, etwa über den Aufnahme-Knopf, das Mikrofon-Symbol oder die Schnellaufnahme auf dem Mac. Es gibt kein Wake-Word und keine Aufnahme, die von selbst beginnt.

Ein kurzer Vorlauf beim Diktieren. Damit dein erstes Wort nicht verloren geht, öffnet Klausi das Mikrofon schon beim Druck auf den Knopf und hält bis zu vier Sekunden Ton in einem Zwischenspeicher auf deinem Gerät. Startet die Aufnahme nicht, verwirft Klausi diesen Zwischenspeicher spätestens nach acht Sekunden. Er verlässt dein Gerät dann nicht.

Feste Obergrenzen. Die App beendet ein Diktat spätestens nach fünf Minuten; Server und Datenbank verbuchen höchstens diese Dauer. Viele Eingabefelder beenden ein Diktat schon früher. Erkennt Klausi 20 Sekunden lang keine Sprache, endet das Diktat ebenfalls. Eine Meeting-Aufzeichnung läuft, bis du sie beendest, höchstens aber so lange, wie Klausi beim Start reserviert hat: derzeit vier Stunden am Stück, bei kleinerem Restkontingent entsprechend weniger. Pausen zählen nicht mit.

Meeting-Erkennung auf dem Mac. Alle zwölf Sekunden schaut die angemeldete App nach, ob Zoom, Microsoft Teams oder Webex gerade Ton aufnehmen und wiedergeben, und schlägt dir dann eine Aufzeichnung vor. Das passiert auch, wenn die Aufzeichnung für dein Konto nicht freigeschaltet ist. Dafür liest sie nur die Liste laufender Programme und einen Audio-Status von macOS. Sie erfasst dabei keinen Ton, und das Ergebnis bleibt auf deinem Mac. Aufgenommen wird erst, wenn du die Aufzeichnung selbst startest. Beim Vorbereiten einer Aufzeichnung schlägt Klausi den Namen eines gerade laufenden Termins aus deinem verbundenen Google-Kalender oder des erkannten Programms als Titel vor.

Zustimmung vor jeder Aufnahme. Vor dem Start bestätigst du in Klausi, dass alle Teilnehmenden der Aufnahme zugestimmt haben. Klausi speichert diese Bestätigung mit Zeitpunkt. Sie gilt zehn Minuten und nur für eine Aufnahme; ohne sie reserviert der Server keine Aufnahme. Ohne deine Einwilligung in die KI-Funktionen startet die App ebenfalls keine Aufnahme. Der Schalter „Automatische Transkription“ in den Einstellungen der Meeting-Aufzeichnung setzt dieselbe Einwilligung wie „DSGVO & KI“; sie gilt auch für die übrigen KI-Funktionen.

Sichtbar, solange sie läuft. Während der Aufnahme zeigt die App ein eigenes kleines Fenster: über allen anderen Programmen, auf allen Schreibtischen und ohne Schließen-Knopf. Zusätzlich zeigt macOS selbst an, wenn eine App das Mikrofon nutzt.

Pause heißt Pause. Pausierst du, hält Klausi die Erfassung von Mikrofon und Systemton an. Die Pause zählt nicht zur Aufnahmezeit.

Nur Ton, kein Bild. Klausi zeichnet Mikrofon und Systemton in getrennten Spuren auf, aber keine Bildschirminhalte. Den Systemton holt die App über eine Audio-Schnittstelle von macOS (ab macOS 14.2), nicht über eine Bildschirmaufnahme. Er umfasst alles, was dein Mac während der Aufnahme wiedergibt, also auch Ton aus anderen Programmen, etwa Musik, Videos oder Benachrichtigungen.

Beim Diktieren

Wenn du in Klausi diktierst, baut dein Gerät eine verschlüsselte Verbindung direkt zum EU-Endpunkt von Deepgram auf. Der Ton läuft dabei nicht über einen Klausi-Server. Dafür stellt Klausi pro Aufnahme einen eigenen Schlüssel aus, der nach 60 Sekunden abläuft und keine Verwaltungsrechte hat. Unser Server erfährt aus dem Diktat selbst nur, wann und wie lange du gesprochen hast. Den erkannten Text verarbeitet Klausi danach wie jede andere Eingabe an dieser Stelle, etwa als Notiz, als Aufgabe oder als Nachricht an den KI-Assistenten.

Eine Ausnahme gibt es auf der Startseite: Reißt die Direktverbindung ab, kann die App den auf deinem Gerät gepufferten Ton in Abschnitten von höchstens 45 Sekunden über unseren Server in der EU an denselben EU-Endpunkt nachreichen. Den Ton speichern wir dabei nicht. Den erkannten Text halten wir bis 24 Stunden nach Beginn des Diktats vor, damit ein erneuter Versuch nicht doppelt transkribiert, und löschen ihn danach im nächsten stündlichen Lauf.

Die kurzlebigen Schlüssel stellt Deepgram über seine Verwaltungs-Schnittstelle aus, die es nur in den USA gibt. Dabei werden Projekt- und Schlüsseldaten übertragen, aber weder Ton noch Transkripte.

Bei der Meeting-Aufzeichnung

1. Auf deinem Mac: Die App nimmt Mikrofon und Systemton getrennt in 30-Sekunden-Abschnitten auf und speichert sie im Programmverzeichnis deines Benutzerkontos.
2. Upload: Jeder fertige Abschnitt geht über eine verschlüsselte Verbindung in unseren Speicher bei Google Cloud Storage (Multi-Region EU). Hat unser Server alle Abschnitte bestätigt, löscht die App die lokale Kopie.
3. Transkription: Unsere Server-Funktionen bei Supabase (EU, Irland) schicken die Abschnitte an den EU-Endpunkt von Deepgram (Modell nova-2). Jeder Aufruf setzt das Opt-out aus dem Modellverbesserungsprogramm von Deepgram. Schon während der Aufnahme entsteht so ein vorläufiges Transkript, nach dem Ende das finale.
4. Sprecher: Klausi unterscheidet nur zwischen deinem Mikrofon („Du“) und dem Systemton („Meeting“). Stimmen werden nicht anhand von Stimmmerkmalen Personen zugeordnet.
5. Zusammenfassung: Das finale Transkript geht an Anthropic in den USA (api.anthropic.com, Modell Claude Haiku 4.5). Vorher entfernen wir E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anreden mit Nachnamen und Rechtsformzusätze. Namen und alle übrigen Inhalte bleiben enthalten. Deine eigenen Notizen gehen nicht mit. Nächste Schritte bleiben Vorschläge; Aufgaben legt Klausi daraus nicht an.
6. Ablage: Transkript, Zusammenfassung und Meeting-Notiz liegen in unserer Datenbank bei Supabase (EU, Irland). Die Zugriffsregeln der Datenbank geben sie nur deinem Benutzerkonto frei, solange du sie nicht selbst teilst.

Transkription und Zusammenfassung laufen nur mit deiner Einwilligung in die KI-Funktionen. Unsere Server prüfen sie vor jedem Aufruf. Die Zusammenfassung verbraucht außerdem dein KI-Kontingent.

Wer beteiligt ist

• Supabase: Datenbank und Server-Funktionen, EU (Irland)
• Google Cloud Storage: Speicher für Meeting-Audio, Multi-Region EU
• Deepgram: Spracherkennung über den EU-Endpunkt; nur die Schlüsselausstellung fürs Diktat läuft über die USA
• Anthropic: Zusammenfassung von Meeting-Transkripten, USA. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln aus dem Data Processing Addendum von Anthropic. Nach Anthropics Bedingungen werden Daten aus der API standardmäßig innerhalb von 30 Tagen gelöscht, soweit keine abweichende Vereinbarung, gesetzliche Pflicht oder Missbrauchsprüfung entgegensteht, und standardmäßig nicht zum Training genutzt. Eine Zusage zur Null-Speicherung (Zero Data Retention) liegt nicht vor.
• Gladia: Live-Übersetzung. Klausi startet die Sitzungen in der Region eu-west; der Auftragsverarbeitungsvertrag von Gladia nennt Unterauftragnehmer auch in den USA und in Kanada.

Die vollständige Liste steht unter Subprozessoren.

Meeting-Aufnahme auf deinem Mac

Bis unser Server alle Abschnitte bestätigt hat. Bricht die Übertragung ab, löscht ein Hintergrunddienst der App die verwaiste Aufnahme vier Stunden nach der letzten Aktivität; ist der Mac ausgeschaltet oder im Ruhezustand, beim nächsten Lauf danach.

Kann die App nicht sicher feststellen, ob eine Aufnahme noch läuft, löscht sie nichts und zeigt die Aufnahme zur Klärung an.

Roh-Audio eines Meetings in unserem Speicher

Höchstens 72 Stunden ab dem Start der Aufnahme. Nach einer erfolgreichen Transkription planen wir die Löschung sofort ein. Die Frist ist in der Datenbank festgelegt; wird sie überschritten, meldet unsere Störungsüberwachung einen Vorfall. Löschst du vorher deinen Workspace oder dein Konto, entfernt ein täglicher Aufräumlauf das Audio bis zu rund vier Tage nach dieser Löschung.

Vorläufiges Meeting-Transkript

Höchstens 24 Stunden.

Finales Transkript und KI-Zusammenfassung

Höchstens 90 Tage nach dem Ende der Aufnahme. Dann entfernen wir auch den automatisch eingefügten Transkriptabschnitt aus der Meeting-Notiz und ihren gespeicherten Versionen. Deine eigenen Notizen bleiben erhalten; eine sonst leere Notiz kommt für 30 Tage in den Papierkorb.

Die Ausnahme: Hast du die Notiz so bearbeitet, dass Klausi den Transkriptabschnitt nicht mehr eindeutig abgrenzen kann, löschen wir nichts automatisch. Transkript und Zusammenfassung bleiben dann über die 90 Tage hinaus gespeichert, bis du die Aufzeichnung samt Notiz löschst.

Wenn du eine Aufzeichnung löschst

Transkripte und Zusammenfassung löschen wir sofort, die Löschung des Audios planen wir sofort ein.

Teilnehmer-Bestätigung und Metadaten

Zeitpunkte, Dauer, Status und der Nachweis deiner Bestätigung bleiben bis zur Löschung deines Kontos oder Workspaces gespeichert, auch wenn du eine Aufzeichnung löschst.

Störungsvorfälle

30 Tage nach ihrer Behebung. Protokolle über Abrufe von Vorfalldetails löschen wir 30 Tage nach dem Abruf.

Nachgereichtes Diktat auf der Startseite

Der erkannte Text bis 24 Stunden nach Beginn des Diktats, danach im nächsten stündlichen Lauf gelöscht.

Gesprochener Originaltext bei Live-Übersetzung

30 Tage als Voreinstellung, höchstens 90 Tage.

Bei Anthropic

Nach Anthropics Bedingungen standardmäßig bis zu 30 Tage, mit den in Abschnitt 4 genannten Ausnahmen.

Für die Speicherung bei den übrigen Dienstleistern gelten deren Auftragsverarbeitungsverträge.

Keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Spracherkennung braucht den Ton im Klartext, eine Zusammenfassung braucht das Transkript im Klartext. Meeting-Audio liegt bis zur Löschung in unserem Speicher, Transkripte und Zusammenfassungen liegen als Text in unserer Datenbank. Mit administrativem Zugriff auf Datenbank und Speicher wären diese Inhalte lesbar. Wenn du eine Zusicherung brauchst, die technisch und nicht nur organisatorisch ausschließt, dass wir mitlesen können, ist Klausi dafür heute nicht das richtige Werkzeug.

Keine Inhalte im Admin-Bereich. Im Admin-Bereich von Klausi gibt es keine Ansicht für Aufnahmen, Transkripte, Zusammenfassungen oder Notizen. Bleibt eine Aufnahme in der Verarbeitung hängen oder wird eine Löschfrist überschritten, entsteht ein Vorfall mit Status, Fehlercodes, Zeitpunkten und Zählwerten. Für die Diagnose oder deinen Support können Plattform-Administratoren dazu Nutzer-ID, E-Mail-Adresse und Workspace abrufen; jeder solche Abruf wird mit Zweck protokolliert. Die E-Mail, mit der wir uns über einen neuen Vorfall informieren, enthält nur Vorfallnummer, Fehlerkategorie und Zeitpunkt.

Kein Wortlaut in Protokollen. Die Meeting-Funktionen schreiben in ihre Betriebsprotokolle Kennungen, Status, Zählwerte und Fehlercodes, aber keine Transkripttexte. Unsere Fehlerdatenbank filtert Felder mit Sprachinhalten zusätzlich heraus. Schlägt bei einer Meeting-Zusammenfassung die Missbrauchserkennung an, speichern wir nur, welches Muster erkannt wurde, keinen Textausschnitt.

Zwei Ausnahmen, die wir offen nennen:

• Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten speichern wir als Verlauf, damit du sie wiederfindest, auch diktierte.
• Erkennt die Missbrauchserkennung in einer anderen Eingabe ein Angriffsmuster, sichert sie zur Abwehr einen Textausschnitt von höchstens 240 Zeichen.

• Aufzeichnungen löschst du in der App. Transkripte und Zusammenfassung werden dabei sofort gelöscht.
• Deine Einwilligung in die KI-Funktionen widerrufst du in den Einstellungen unter „DSGVO & KI“ oder mit dem Schalter „Automatische Transkription“ in den Einstellungen der Meeting-Aufzeichnung. Danach startet die App keine Meeting-Aufzeichnung mehr, und unsere Server erstellen keine neuen Transkripte oder Zusammenfassungen.
• In den Systemeinstellungen von macOS siehst du unter „Datenschutz & Sicherheit“, welche Apps auf dein Mikrofon zugreifen dürfen.

Die rechtlichen Angaben stehen in der Datenschutzerklärung (Abschnitt 3.9), die Dienstleister unter Subprozessoren und der Überblick zum Hosting unter Vertrauen & Hosting. Fragen beantworten wir unter support@klausi.app.