Zeiterfassung Vergleich 2026 für Selbstständige

Du vergleichst gerade Zeiterfassungs-Tools? Gut. Dann spar dir die nächsten 3 Stunden.

Wir haben es für dich gemacht: 7 Tools, 34 Features, ein ehrlicher Vergleich. Keine gesponserten Rankings. Keine "Top 10"-Liste, die am Ende alle gleich gut findet. Sondern eine Feature-Matrix, die dir zeigt, was jedes Tool wirklich kann – und wo es aufhört.

Dieser Vergleich ist aus Klausi-Perspektive geschrieben. Das heißt: Wir zeigen auch, wo andere Tools besser sind. Weil du das eh rausfindest – und weil Ehrlichkeit mehr überzeugt als Marketing.

Die 7 Tools im Vergleich

Bevor wir in die Feature-Matrix einsteigen, hier ein kurzer Überblick über die Kandidaten. Wir haben bewusst Tools ausgewählt, die für Selbstständige im DACH-Raum relevant sind.

• Klausi: All-in-One Business OS für Selbstständige. Zeiterfassung ist kostenlos – für immer. Dazu gibt es CRM, Finanzen, Aufgaben und KI-Automatisierung in einem Tool. Made in Germany, gehostet in der EU. Einstieg: 0 € (Free) / 10 €/Monat (Pro).
• Toggl Track: Der internationale Platzhirsch. Aus Estland, seit 2006 am Markt. Minimalistisches Design, starke Browser-Extension, über 100 Integrationen. Reine Zeiterfassung – alles andere erfordert Zusatztools. Einstieg: 0 € (bis 5 User) / 9 $/User/Monat (Starter).
• Clockify: Bekannt für den großzügigen Free-Plan mit unlimitierten Usern. Kommt aus den USA/Serbien (CAKE.com). Funktional solide, aber reiner Time-Tracker ohne Business-Features. Server nicht in der EU. Einstieg: 0 € (unlimited User) / 3,99 $/User/Monat (Basic).
• Clockodo: Deutsches Tool aus Hannover. DSGVO-konform, Server in Deutschland. Stark bei Projektzeiterfassung und Buchhaltungs-Schnittstellen (lexoffice, sevDesk, easybill). Free-Plan für eine einzelne selbstständige Person. Einstieg: 0 € (1 User) / 3,80 €/User/Monat (Starter).
• Harvest: Seit 2006 aus New York. Spezialisiert auf Agenturen und professionelle Dienstleister. Starke Rechnungsstellung und Budget-Tracking. Nur auf Englisch. Hat 2026 für Kritik gesorgt, weil Legacy-Kunden in teurere Pläne gedrängt wurden. Einstieg: 0 € (1 Seat, 2 Projekte) / 10,80 $/User/Monat (Pro).
• MOCO: Schweizer Lösung für Agenturen und Beratungen. Projektverwaltung, Ressourcenplanung, Rechnungsstellung und DATEV-Anbindung. Sehr gut – aber kein Free-Plan und spürbar teurer. Einstieg: 15 €/User/Monat (Core) – kein Free-Plan.
• Papierkram: Deutsches Tool mit Fokus auf Buchhaltung: EÜR, Rechnungen, Belegerfassung. Zeiterfassung ist ein Nebenfeature – kein vollwertiger Live-Timer. Einstieg: 0 € (eingeschränkt) / 8 €/Monat (Pro).

Die Feature-Matrix: 34 Features im Direktvergleich

Hier wird es konkret. Wir haben die Features in vier Kategorien unterteilt: Kern-Zeiterfassung, Business-OS, Plattform & Technik und Geschäftsmodell.

Die Bewertung: ✅ = vollständig vorhanden, ⚠️ = eingeschränkt oder nur im Paid-Plan, ❌ = nicht vorhanden.

• Kern-Zeiterfassung: Was jedes Zeiterfassungs-Tool können sollte.
• Business-OS: Was Selbstständige über den Timer hinaus im Alltag brauchen.
• Plattform & Technik: Wo und wie du arbeiten kannst.
• Geschäftsmodell: Was es kostet und für wen es gemacht ist.

Kern-Zeiterfassung

Das ist der operative Kern: Was ein Zeiterfassungs-Tool im Alltag wirklich leisten sollte.

• Was auffällt: Bei den Basics sind sich die Tools ähnlich. Die Unterschiede liegen im Detail.
• Überschneidungserkennung und Sitz-/Stehtracking hat kein anderes Tool. Die Budget-Übersicht direkt am Timer fehlt bei Clockify komplett.

Business-OS – Wo Zeiterfassung aufhört und Business anfängt

Hier trennt sich die Spreu vom Weizen. Die meisten Zeiterfassungs-Tools enden beim Timer. Wenn du selbstständig bist, brauchst du aber mehr: CRM, Rechnungen, Finanzen, Aufgaben.

Wenn dein Zeiterfassungs-Tool das nicht kann, brauchst du 3–4 Zusatztools – und verbringst deine Zeit damit, Daten hin- und herzuschieben.

• Die unbequeme Wahrheit: Toggl und Clockify sind großartige Timer. Aber wenn du selbstständig bist, brauchst du neben dem Timer auch ein CRM, Rechnungen und eine Finanzübersicht.
• Wenn du das mit Toggl lösen willst, brauchst du zusätzlich Lexoffice + HubSpot + Todoist + Google Sheets. Vier Tools statt einem. Vier Logins. Vier Rechnungen. Vier Stellen, an denen Daten verloren gehen können.
• MOCO und Papierkram decken mehr ab – aber zu einem deutlich höheren Preis und ohne KI-Features.

Plattform & Technik

Hier geht es darum, wo und wie du tatsächlich arbeiten kannst: Browser, Mobile, Desktop, Offline und API.

• Wo wir ehrlich sein müssen: Toggl und Clockify haben hier aktuell die Nase vorn. Native Apps, Desktop-Clients und Offline-Mode sind das Ergebnis jahrelanger Entwicklung.
• Klausi ist aktuell browserbasiert mit Chrome Extension. Das reicht für viele Selbstständige, aber wenn du viel offline arbeitest oder eine native Desktop-App brauchst, ist das derzeit eine Einschränkung.
• Dafür stehen DSGVO-Konformität und EU-Hosting.

Geschäftsmodell

Am Ende zählt nicht nur die Feature-Liste, sondern auch, wie fair der Einstieg ist und ob du später zusätzliche Tools dazukaufen musst.

Das Ergebnis: Wer hat die meisten ✅?

Wenn man alle vier Bereiche zusammenzieht, ergibt sich ein recht klares Bild.

• Bei der reinen Zeiterfassung liegen die etablierten Tools eng beieinander. Die größten Unterschiede entstehen bei den Business-OS-Features: CRM, KI, Aufgaben und Reisekosten.
• Hier hat Klausi einen klaren Vorsprung – weil es als Business OS gebaut wurde und nicht als Timer mit angeschraubten Extras.
• Im Plattform-Bereich haben Toggl und Clockify durch native Apps und Offline-Support aktuell die Nase vorn. Für Klausi ist das Teil der Roadmap.

Wann du welches Tool nehmen solltest

Nicht jedes Tool passt zu jedem Setup. Die Wahl hängt stark davon ab, ob du nur einen Timer brauchst oder ein System für den ganzen Alltag von Selbstständigen.

• Nimm Klausi, wenn du ein Tool für Selbstständige willst, das Timer, CRM, Finanzen und KI vereint, dir DSGVO und EU-Hosting wichtig sind und du nicht 3–4 Einzeltools zusammenstückeln willst.
• Nimm Toggl Track, wenn du nur einen Timer brauchst, mit einem internationalen Team arbeitest und 100+ Integrationen sowie native Desktop-Apps und Offline-Support wichtig sind.
• Nimm Clockify, wenn du ein großes Team hast und unlimited User im Free-Plan brauchst, dir Budget-Tracking und Business-Features egal sind oder du eine Pomodoro-Funktion im Timer willst.
• Nimm Clockodo, wenn du ein deutsches Tool mit DSGVO-Konformität suchst, Schnittstellen zu lexoffice, sevDesk oder easybill brauchst und dir Projektzeiterfassung mit Budgets reicht.
• Nimm Harvest, wenn du eine Agentur mit Fokus auf Rechnungsstellung und Budgetierung führst, Integrationen mit Asana, Slack und QuickBooks wichtig sind und US-Server kein Problem darstellen.
• Nimm MOCO, wenn du eine Agentur mit 5+ Mitarbeitern im DACH-Raum führst, Ressourcenplanung, Lead-Management und DATEV brauchst und der höhere Preis für dich passt.

Worüber die meisten Vergleiche nicht reden

Die meisten Tool-Vergleiche hören beim Feature-Listing auf. Was sie verschweigen: Den Preis, den du zahlst, wenn dein Zeiterfassungs-Tool NUR Zeiterfassung kann.

Wenn du Toggl für den Timer nutzt, Lexoffice für Rechnungen, HubSpot für Kunden und Todoist für Aufgaben, zahlst du nicht nur viermal. Du verlierst auch die Verbindung zwischen den Daten. Deine gebuchten Stunden fließen nicht automatisch ins Budget. Dein Timer weiß nichts von deinen Aufgaben. Dein CRM kennt deine Projekte nicht.

Das ist der eigentliche Vergleich: Nicht "hat Tool X Feature Y?" – sondern "muss ich meine Daten selbst zusammentragen, oder macht das mein Tool?"

Kostenlos starten. Ohne Risiko.

Klausi Zeiterfassung ist kostenlos. Nicht 14 Tage. Nicht mit 2-Projekte-Limit. Sondern komplett – mit Live-Timer, Projektzuordnung, Budget-Übersicht und Überschneidungserkennung.

Wenn du mehr brauchst – CRM, KI-Automatisierung, Finanzen – gibt es Klausi Pro für 10 €/Monat.

Jetzt kostenlos starten

Dieser Vergleich basiert auf öffentlich verfügbaren Informationen, Preisseiten und Nutzerbewertungen (Stand: März 2026). Wir aktualisieren die Daten regelmäßig. Klausi ist unser eigenes Produkt – diesen Bias machen wir transparent. Wenn du Fehler findest, schreib uns: hallo@klausi.app